LA GESTION DES "ORGANISATIONS DES MANIFESTATIONS"

Avec la collaboration de nos partenaires et de la Ville de Sierre, nous avons réalisé un nouveau processus informatique automatisé qui gère les « Organisations des manifestations » selon la norme eCH-0096 du BPM Starterkit. Ce processus simplifie la gestion et le suivi des demandes d'organisation de manifestation et permet à votre administration de gagner un temps précieux et d’améliorer le partage d’informations au sein de tous vos services.

 

Les informations saisies « online », par le demandeur qui suit le processus prédéfini, sont directement transmises à votre administration. Toutes les tâches de contrôles, d’évaluation, de préavis, de décisions,… sont ensuite soumises automatiquement aux services concernés puis traitées dans les temps :

  • Transaction disponible depuis votre site Internet
  • Saisie unique et centralisée des informations
  • Documents joints au processus
  • Suivi des tâches en cours
  • Suivi des dossiers en cours et interrogation des dossiers terminés
  • …

Le processus en détails :

Front Office - Le demandeur (citoyen, société locale ou entreprise) indique les informations suivantes:

  
  • données d’identification (nom, prénom, adresse,..)
  • le genre de manifestation (public, privé, lieu, date,…)
  • les informations de la manifestation (date, heure, durée de préparation, vente de mets/boissons,...)
  • les ressources désirées (salles, locaux, objets, …)
  • les points d’organisation (sécurité, parking, service du feu, sanitaire,…)
  • les documents annexés – importés/exportés (programme, contrat,…)
 

puis vérifie les données saisies avant envoi de la demande à l’administration communale.

 

 

 

Back Office - Votre administration a une vue globale des tâches en cours à effectuer et peut passer ensuite à la phase de:
  • Contrôle des données
  • Evaluation de la demande  
  • Circulation du dossier pour préavis par les services concernés
  • Consolidation de l’ensemble des préavis
  • Décision
  • Post-Evaluation de la manifestation (les plus, les moins)
  • Clôture

Tout au long du processus, le ou les responsables peuvent suivre et contrôler l’évolution du dossier globalement ou de façon détaillée, selon ses besoins.

Les Avantages :

  • Amélioration de la qualité du service délivré
  • Réduction du temps de traitement et efficacité accrue
  • Suivi efficace de l’ensemble des dossiers en cours
  • Accès à l’information selon les besoins pour chaque utilisateur (gestion par rôles)
  • Numérisation des pièces importantes et possibilité de les joindre au dossier. Fini les pertes de documents
  • Circulation en parallèle du dossier dans les différents services de l’administration.
  • Partage et diffusion améliorée de l’information
  • Mise en attente ou délégation de tâches Gestion des absences et des suppléances
  • Historique des dossiers et tâches traitées
  • Gestion d’un processus standardisé
  • Simplification du processus de gestion
  • Adéquation à la norme eCH-0096 – BPM Starterkit

Les Options d'Evolution:

  • Utilisation de la suisseID
  • Préavis pour les services externes
  • Interface de facturation et gestion des coûts
  • Gestion des urgences et des relances
  • Consultation de l’avancement par les organisateurs
  • Edition de statistiques et analyse du processus

En images :

 

 

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